Secara umum, surat dinas dapat didefinisikan sebagai surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat dinas adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan bebas dari masalah biaya.
Surat dinas tergolong dalam surat resmi, pasalnya penulisannya menggunakan format khusus dimana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.
Agar mengerti lebih dalam tentang Surat Dinas, berikut adalah ulasan tentang ciri, jenis, fungsi, hingga struktur dari Surat Dinas yang bisa Anda pahami.
Surat Dinas Menurut Ahli
Mustakim
Surat dinas merupakan sebuah alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Badudu
Surat dinas merupakan surat yang menggunakan bahasa yang tunduk kepada semua aturan, sistematik atau format yang berlaku, baik secara struktur kata dan kalimat maupun dalam penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea atau paragraf, dan lain-lain.
Sudaryono
Surat dinas sama dengan surat resmi. Surat dinas merupakan surat yang sah dari pemerintah atau dari yang berwajib, ditetapkan oleh pemerintah atau jawatan yang bersangkutan.
Soedjito dan Solchan
Surat dinas merupakan surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya. Harus memakai bahasa baku, bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia baik tentang ejaan, pemilihan kata, maupun kalimatnya. Bahasa yang digunakan dalam bahasa surat merupakan bahasa yang efektif. Maksudnya ialah sederhana, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
Ciri-ciri Surat Dinas
Ada beberapa ciri dari surat dinas yang dapat dipahami, antara lain adalah:
1. Ada kepala surat.
2. Ada nomor surat dan lampiran.
3. Ada salam pembuka dan salam penutup.
4. Bahasanya resmi.
5. Dilengkapi dengan stempel untuk beberapa kondisi tertentu.
Jenis Surat Dinas
Ada beberapa jenis dari Surat Dinas yang perlu diketahui, antara lain adalah:
1. Surat Perintah
Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak yang berada di posisi atau jabatan lebih tinggi yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai.
2. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.
3. Surat Kuasa
Surat Kuasa adalah jenis surat dinas yang isinya menjelaskan pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak.
4. Surat Undangan
Surat undangan biasa digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi atau menghadiri acara tertentu.
5. Surat Edaran
Surat Edaran pada umumnya dibuat untuk ditujukan kepada kalangan tertentu yang berisi pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu baik pada beberapa orang ataupun kepada banyak pihak sekaligus.
6. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja.
7. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.
Fungsi Surat Dinas
Perhatikan beberapa fungsi dari surat dinas di bawah ini, antara lain yaitu:
Fungsi Surat Dinas
1. Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen cetak dimana isinya bisa dipertanggungjawabkan.
2. Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
3. Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika tiba tiba diperlukan. Hal ini yang biasanya membuat surat dinas diarsipkan.
4. Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi berisi tentang langkah-langkah kerja atau suatu keperluan tertentu.
5. Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi atau lembaga.
Struktur Surat Dinas
Perhatikan unsur dari surat dinas berikut ini, pahami urutannya di bawah ini:
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Pada bagian kepala surat berisi logo institusi atau perusahaan, nama institusi atau perusahaan, alamat, nomor, telepon atau faks milik Institusi atau perusahaan tersebut.
2. Nomor Surat
Pada bagian nomor surat berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.
3. Tanggal Surat
Pada bagian ini berisi tanggal yang berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.
4. Lampiran atau hal
Pada bagian ini berfungsi sebagai dokumen tambahan yang mendukung isi surat.
5. Alamat Tujuan
Pada bagian ini berisi alamat tujuan yang lengkap, sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.
6. Salam Pembuka
Pada bagian ini berisi pembukaan dari sebuah surat, kata-kata yang digunakan dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan.
7. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang tentunya pasti ada dalam suatu surat baik surat resmi maupun tidak. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, jelas, dan tidak bertele-tele
8. Salam Penutup
Pada bagian salam penutup berfungsi untuk mengahkiri surat yang telah ditulis.
9. Tanda Tangan Pengirim Surat
Pada bagian ini berisi nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.
10. Tembusan
Tembusan merupakan salinan yang dapat dilakukan jika surat resmi ingin dikirimkan oleh pihak lain.
